ビジネスの種類に関係なく、組織は無数のさまざまな理由でデジタルトランスフォーメーションに投資しています。

効率を改善するために最新のテクノロジーの力に目を向ける人もいます。これにより、従業員は部門間でこれまでになく簡単にコミュニケーションできるようになります。他の人は、データが企業全体に自由に流れることを保証し、人々が仕事をするために必要な重要な情報が常に正しく手に入ることを確認したいと考えています。デジタルトランスフォーメーションは、前もって莫大な金額を節約できるだけでなく、今後何年にもわたって配当を支払うことになる投資でもあります。

これらの利点はすべて常に重要ですが、COVID-19の大流行により、現在世界中で起こっているすべてのことを考えると、特に重要です。
パンデミックが最初に世界中に広がり始めた2020年3月、何百万人もの従業員が突然自宅で仕事をしていることに気づきました。その結果、多くの組織は、この革命をサポートするために必要なインフラストラクチャが不足していることに突然気づきました。人々が可能な限り生産的に作業するために必要なツールにアクセスできないことに加えて、彼らは重要な情報を可能な限り安全に共有できるソリューションを切実に必要としていることに気づきました。これは、企業が他のほとんどのデータよりも明らかに機密性の高いデータを扱っている会計や金融サービスなどの業界で特に当てはまります。

ワクチンは世界中で展開されていますが、遠隔地の労働者の数は正確に減少しているわけではありません。最近のある調査によると、2021年8月には、パンデミックや新たに出現したデルタ株などの懸念から、約13％の人々がまだフルタイムでリモートワークを行っていました。
在宅勤務は、すぐに減速する兆候がまったくなく、つまり、パンデミックの前にデジタルトランスフォーメーションの準備をしていた組織は、アプローチを真剣に再考する必要があります。正しい視点からデジタルトランスフォーメーションに取り組むと、さまざまな方法で莫大な利益を得ることができます。

パンデミック後の生活は変化する
少し前まで、M-Filesのチームは、パンデミックの前、最中、そして（願わくば）後のデジタルトランスフォーメーション（そしてビジネス全般）がどのようなものであったかを詳細に説明したレポートでAccountancyAgeと提携しました。従業員数が51人から1,000人以上まで、さまざまな組織規模の調査回答者を取り上げました。

報告書は、特に封鎖制限が最初に課されたとき、会計事務所は完全にリモートワークへの移行の準備ができていなかったことを明らかにしました。回答者の76.6％が、スタッフが自宅から生産的に仕事をすることを可能にするという点で、最初は重大な課題があったと述べました。クライアントに可能な限り効果的にサービスを提供する際に経験した困難は言うまでもありません。

これの多くは、会計業界が機密性の高いビジネスデータを共有、管理、保存するために無数の異なるアプリケーションとソリューションを長い間採用してきたという事実と関係があります。これには、チャットおよびビデオ会議ツール、エンタープライズコンテンツ管理システムなどが含まれますが、これらに限定されません。

ここでの問題は、これにより、企業が存在する余裕がないデータサイロが作成されるリスクがほぼ即座に発生することです。繰り返しになりますが、情報は、従業員がどこにいるかに関係なく、ビジネスのあるセグメントから次のセグメントに自由に流れることができる必要があります。これは、人々が互いに効果的にコラボレーションできるようにするという点だけでなく、ワークフローを強化するという点でも当てはまります。重要なデータが単一のリポジトリにトラップされ、仕事をするためにそれを必要とする人がそのデータにアクセスできない場合、またはさらに悪いことに、それがまったく存在するかどうかわからない場合、これは企業の目標に反するだけです。

当初、これらのリスクのいくつかに対抗するために、多くの会計事務所は、物理的なコピーをメールで送信することにより、クライアントと情報を共有することにしました。これは回答者の44.4％に当てはまりました。回答者の別の79.4％は、同じ情報を電子メールで共有したと述べています。これらの方法は、重大なセキュリティリスクをもたらすだけでなく、トレーサビリティにも影響を及ぼします。

労働力の未来が到来
これらすべてのことは、現代におけるデジタルトランスフォーメーションの重要性を強調しています。

適切な例：述べたように、特に会計事務所は、可能な限り最も安全な方法でリモートワーカーを真にサポートするために必要なインフラストラクチャを欠いていました。前述の調査の回答者は、電子メールフォルダーに加えて、共有ネットワークドライブ、Microsoft SharePoint、CRM、ERPシステムなどのソリューション、専用のアカウンティングソリューション、Googleドライブなどのファイル共有アプリケーションなど、ビジネスの管理と共有にファイルとフォルダーを使用したと述べています。

デジタルトランスフォーメーションへの正しいアプローチは、これらすべてを、最新のワークフローを念頭に置いて構築された1つのシンプルで使いやすいシステムに統合する機会です。たとえば、M-Filesは、ファイルが保存されている場所ではなく、ファイルに含まれている内容に基づいて情報にアクセスできるようにするドキュメント管理システムです。すべてのデータは、いつでも、どこでも、どのデバイスからでもアクセスできるシステムを介して保存されます。それ以上に、権限を設定して、仕事をするために特定のファイルを必要とする人だけがそのファイルにアクセスできるようにすることができます。これにより、その情報が悪意のある人の手に渡るのを防ぐことができます。

同様に、デジタルトランスフォーメーションは、ブランド化されたカスタマイズ可能なクライアントポータルを作成する絶好の機会であり、それ自体が会計事務所がクライアントとより適切に連携するのに役立ちます。これにより、クライアントドキュメントのセキュリティとプライバシーが保証されるだけでなく、デジタルクライアントエクスペリエンスも向上します。

結局のところ、デジタルトランスフォーメーションは大規模な取り組みですが、ほとんどの会計事務所にとって、パンデミックはそれが十分に価値のある投資であることを証明しています。