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コラム 2021.10.25 更新

サスティナビリティとインテリジェントな情報管理

サスティナビリティとインテリジェントな情報管理

気候変動との戦いは間違いなく、そして当然のことながら、近年の人々の行動の主要な推進力の1つになっています。同時に、ビジネスにとってのサスティナビリティ(持続可能な社会づくり)の重要性も高まっています。企業はサスティナビリティに対する責任を大いに認識している一方で、これまで以上に環境的に配慮した方法で事業を展開を追求していくことは依然として課題です。

サスティナビリティはB2Cだけでなく、B2Bの売上にとっても明らかな要素になっています。人々が個人的な生活の中でこれらのトピックをますます重要視するようになるにつれて、グリーンバリューが重要な要素になりました。

情報管理におけるサスティナビリティへの挑戦
情報管理の役割は、持続可能な働き方に関しては、多くの場合明白ではありません。最新のITシステムの最も顕著な効果は、明らかに、長距離でのコラボレーションをサポートできることです。つまり、リモートワークを可能にし、ビジネス会議への不必要な移動を回避できます。COVID-19の流行は、当然のことながらリモートワークへの転換を加速させたため、Teams、Zoomなどとのリモートミーティングを介したコミュニケーションがほぼ標準になりました。

最新のリモート会議システムはリモート接続を介した通信を可能にしますが、オフィスにいるときや現場のクライアントやパートナーとの会議中に行う傾向がある非公式の通信にはあまり適していません。このような非公式なコミュニケーションの欠如は、従業員が自分の責任を簡単に遂行するためのツールを含む、情報管理プロセスにおいてさらに重要になります。

従来、会社のビジネスクリティカルなドキュメントの管理は、職場や物理的な会議で行われる非公式のコミュニケーションに特に依存してきました。正しい文書や以前の作業を見つけることは、オフィスで尋ねることによって行われました。多くの文書は単純に複製され、承認プロセスは主にオフィスで紙のコピーに署名することで完了します。したがって、ドキュメントとコンテンツの管理のためのより良い手段は、企業が取り組む必要のある1つの課題であり、オーバーヘッドを削減した運用を可能にします。

リモートワークの手段を提供することに加えて、情報管理システムには、企業の総CO2排出に影響を与える他の要因があります。これらのシステムはかなりの量のエネルギーを消費するため、コンピューティングリソースとデジタルストレージの使用を最適化することで、より持続可能な職場が実現します。残念ながら、このような問題は、企業が最初に情報管理システムを設定したときにほとんど見過ごされていたため、サスティナビリティを強化する余地がかなりあります。

最近、サスティナビリティの課題がより注目を集めています。たとえば、Capgeminiは最近、「持続可能なIT」に関するレポートと記事を作成しました。

コンテンツ管理をサスティナビリティの資産にする方法
最先端の情報管理は通常、エンタープライズコンテンツ管理(ECM)に依存しています。つまり、企業のドキュメントとそれに関連する情報を管理します。問題は、ドキュメントの使用方法と管理方法を改善することで、企業がどのようにしてサスティナビリティを高めることができるかということです。

上記の課題を反映して、サスティナビリティの観点から見た企業にとってのECMシステムのメリットは、次の3つのポイントに要約できます。

1. ドキュメントにアクセスし、デジタル化されたプロセスをサポートするための一般的なシステム
このアプローチにより、リモートで作業している場合でも、通常はレビューと承認のプロセスを含む、ドキュメントの効果的なコラボレーションが可能になります。したがって、ECMシステムは、リモートワークの重要なイネーブラーとして機能し、顧客サービスを強化しながら、クライアントやパートナーに会うための出張を回避できます。

2. ドキュメントのコピーを避ける
ECMシステムでのドキュメントバージョン管理と、電子メールの添付ファイルの代わりにドキュメントリンクを使用する機能により、ストレージ要件が軽減され、複数のドキュメントリポジトリを維持するために必要なエネルギーが節約されます。実際にこれは、企業が最新のECMシステムを利用することで、ネットワークドライブやその他のリポジトリの量を減らすことができることを意味します。

3. クラウド環境により、コンピューティングリソースを安全に共有できる
クラウドベースのソリューションは、多くのユーザー/クライアントに分散されたコラボレーションリソースであるため、各ユーザーのPCまたは会社のサーバーのプロセッサに依存するシステムよりもはるかに効率的に処理能力を使用します。このように、クラウドベースのECMソリューションを使用すると、ドキュメント管理に必要な全体的なコンピューティング能力を大幅に削減できます。

企業のサスティナビリティを改善することは波及効果と見なすことができます。それ自体は小さいように見えますが、一緒に組み合わせると、本当の違いが生まれます。最新のECMテクノロジーを適用してインテリジェントな情報管理を可能にすることは、より環境に配慮した働き方に向けて努力する上で重要な部分です。



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