Madgwicks Lawyers 社の戦略の一環として、24時間体制で重要なビジネス情報を取得したいクライアントにサービスを提供するアプローチを強化するために、Hubshareコラボレーションポータルを導入しました。 2019年後半に開始されたこのイニシアチブは、デジタルプラットフォームを通じて、大成功をおさめ、クライアントエンゲージメントモデル強化の鍵であることが証明されています。Hubshareのダイナミックなポータルは、セキュリティで保護されたワークスペースを通じてクライアントとオンラインでコミュニケーションを取り、コラボレーションすることを企業に提供しました。 「Hubshareを進める決断は、必要な機能を提供するだけでなく、クライアントが簡単に導入するための直感的なユーザーインターフェイスを備えているため、正しい選択でした。さらにHubshareでは、費用対効果が高く、高価なデータコミットメントや隠れたコストを持たない透明な財務モデルにより、この決定はスムーズに享受されました。現在、Madgwicks 社のリースおよびフランチャイズグループは、Hubshareのクライアントアクセス用の安全なブランドのコラボレーションワークスペースで重要な情報とファイルを表示するエクストラネット機能である、ハブシェアの使用を適切な場所で行う企業の実践グループ全体で拡張するオプションを見直しています」と、Madgwicks Lawyers 社のITマネージャーであるスコット・バトラー氏は述べています。 目的 電子的に関与し、24時間体制で重要なビジネス情報を取得したいクライアントにサービスを提供するアプローチを充実させる。 ソリューション Hubshareは、企業がクライアントとデジタル接続し、重要な情報を提供できるようにする革新的なコラボレーションソリューションです。このソリューションは、ドキュメント、プラクティス、ケースとのシームレスな統合を通じて既存の運用モデルを補完します。 M-FilesとHubshareは、ブランド化されたカスタマイズ可能なクライアントポータルを使用して、デジタル化を推進し、デジタルクライアント体験を向上させる先駆者となる最高クラスのデジタルクライアント体験を提供します。すべての情報は、格納場所に関係なく、一般的に合意されたプロセスに従ってアクセスおよび管理できます。 法的規制、または業界標準ドキュメント、人、プロセス、ディスカッションなどは、データの重複を伴わない仮想ワークスペースソリューションに統合され、同期されていないバージョンを排除し、バージョン管理を保証します。

Harwood Andrews 社は、オーストラリアで最大の法律事務所であり、弁護士、特別顧問、サポート要員を含む170人の有能な個人の多様なチームで構成されています。ランタン・リーガル・グループの一員であるHarwood Andrews 社は、進歩的な法律事務所として認められ、クライアントにポジティブな商業的ソリューションを提供しようと努力しています。 2017年に弁護士にとって名誉ある賞を受賞した後、CEOのアンドリュー・バーンズ氏は、「それは主に私たちのクライアントに私たちとつながるための新しい方法を与えるデジタル製品の実装によるものでした」とコメントしました。Harwood Andrews 社は、2017年にオンラインサービスの範囲だけでなく、インタラクティブなクライアントポータル、Hubshareを開発しました。 目的 クライアントの定着は法律事務所にとってますます重要になりつつあり、Harwood Andrews 社はクライアントが最高のサービスを受けられるようにしたいと考えていました。同社は、クライアントが適当なときにいつでも情報や文書にアクセスできる集中管理されたエリアが必要だと判断しました。 現在のシステムでは、クライアントは弁護士が文書を送るまで待たなければなりません。 ソリューション Hubshareはクライアントエクストラネットポータルとして選択され、2017年4月に実装されました。Hubshareを選択することで、ユーザーはファイルを安全に共有し、クライアントの問題に関する最新情報を提供できるパーソナライズされたクライアントポータルを作成できます。 ユーザーフレンドリー 他のソリューションとは異なり、ハブを作成するためのトレーニングはほとんど必要ありません。ハブのユーザーフレンドリーなインターフェイス、テンプレート、ウィザードツールにより、プロセスを段階的に進められます。 「ウィザードは簡単で、ハブと呼ぶものの名前を記入するだけで、クライアントのロゴを追加してパーソナライズすることができ、数回クリックするだけで作成できます。その後、彼らは通常アップロードします。ドキュメントを持っている場合は、このハブに追加されたことを示す通知が自動的に表示されるユーザーを追加します」と ダナ氏は説明しています。ハブの作成にITを頼りにする必要がないため、ユーザーは時間を節約し、ITによって問題が解決されるのを待つことや、新しいクライアント用にハブを作成する必要がなくなります。 Harwood Andrews 社によって頻繁に使用されるもう一つの機能は、事前設定されたテンプレートです。これらは、特定のチームに合わせて作成、編集、調整することができ、クライアントの新しいハブを簡単に作成することができ、外観、つまりロゴを変更してからドキュメントやファイルをアップロードするだけです。

Goodtech 社はエンジニアリングサービスのリーディングサプライヤーであり、変電所の開発・建設やバイオガスシステムの近代化に関する産業技術の予防保全などを行っています。 1913年に設立されたGoodtech 社は、現在ノルウェー、スウェーデン、オランダ及びフィンランドで展開されており、グループの製品は、効率を高め、製造業の企業の健康や安全、環境への影響を改善するのに役立ちます。 従業員にビジネスニーズを尋ねる 情報管理システムを選択する時が来たとき、Goodtech 社は最初に従業員が何を必要としているのかについて確認しました。 「私はドキュメントコントローラとして、おおよそ必要なものを知っています。しかし、新しいシステムを選択する前に、すべての従業員の話を聞くことも重要です。」と、Goodtech 社のLCIコーディネーター、エンドレ・ハルスタインスリッド氏は述べました。 彼らは、他に3つのコンテンツサービスプラットフォームを評価した後、M-Filesを選択しました。「残りは複雑すぎるか、私たちのニーズに適していませんが、M-Filesは当社の人員の生産性と効率を向上させます」とハルシュタインスリッドは述べました。 M-Filesは、実践的な作業で簡単に実装可能 ハルシュタインスリッド氏と別の従業員はM-Filesの基本的なトレーニングを受けました。M-Filesのコンサルタントと組み合わせて技術の機能の多くを実装したので、二人はシステムの仕組みを強く理解し、 従業員のニーズに合わせて、M-Filesを迅速に設定できるようになりました。 そして得た知識はノルウェーとスウェーデンなどの都市でGoodtech 社の従業員を訓練するのに役立ちました。 Goodtech 社は、新しいプロジェクトのすべてでM-Filesを使用しています。「全体的に、フィードバックは肯定的です。新しいシステムを実装するときは社内で質の高いトレーニングを行うのが重要です」とハルシュタインスリッド氏は述べました。 自動化されたワークフロービジネスプロセスの合理化 M-Filesのインテリジェントな情報管理は、Goodtech 社にとって即座にメリットを生み出しました。 「以前よりも文書を管理する方法が増えています」と、プロジェクト&調達担当グループディレクターのマグネ・レイアーソン氏は述べています。 ワークフローを設定すると、従業員は、特定のファイルに対して実行された手順と実行されていない手順を把握できます。 「その週でどのドキュメントを送信する必要があり、顧客とサプライヤーがどのように対応しているかを即座に見ることができます」とハルスタインスリッド氏も述べています。 プロジェクト管理ツールとマイクロソフトチームの統合 Goodtech 社は、スウェーデンとフィンランドのオフィスで残りの従業員を訓練し、Microsoft Teamsと彼らのプロジェクト管理ソリューションとM-Filesを統合します。チームの統合は、顧客やサプライヤーとのステータス会議で役立ち、各プロジェクトのドキュメントのステータスを表示するのが簡単になります。これにより、すべてのプロジェクトドキュメントが合意されたマイルストーン内に確実に提供されます。「我々はまた、他のプロセスでM-Filesを使用することを検討しています」と、レイアーソン氏は結論づけました。