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はじめに

ドキュメント管理

IIM（インテリジェント・インフォメーション・マネジメント）でありながらIIM プラットフォームの中核的な機能は、「ドキュメント管理」という包括的な言葉以上のものを包含しています。今回の調査では、ドキュメントを保存、管理、追跡するといった中核的な機能に焦点を当てました。特に、ユーザーが必要なドキュメントを簡単に見つけることができるか、情報が通常どこに保管されているか、企業情報を管理するためのモバイル端末の普及状況についても知りたいと考えました。

残念なことに不備のある書類や意味の曖昧な名前の書類は探し出すのが非常に困難です。

場合によっては、保存した場所が分からなくなることもあります。このような現状は、情報担当者にとって大きな問題であることは周知の事実です。

この報告書を読みながら、既存組織の現状を考えてみてください。

必要な情報を見つけるのは簡単ですか？外出先から必要な書類を入手できますか？紙文書への依存度はどの程度でしょうか？自動化されていないプロセスに悩まされていないでしょうか？

データバンク

インフォメーション・スプロール（情報の乱立）とでも言いましょうか。コンテンツ・カオスとでも言いましょうか。どのように言われようとも、データの量、速度、多様性の増加とともに、この問題は大きくなる一方です。この問題の主な原因は、複数のデータレポジトリーに散在する企業情報です。この問題は、組織がデジタル変革戦略の一環として、体系的かつ知的な方法で散在した情報を整理することを意識した場合にのみ、改善することができます。ERP、CRM、ネットワークフォルダ、電子メールの受信箱、ファイル共有アプリケーションなど、複数の情報サイロにまたがってコンテンツを保存・管理する傾向があるため、現状は依然として憂慮すべき事態となっています。

さらに問題としては、これらの独立している一般的なデ ータの保存場所は、相互に作用する能力を欠いています。そのためバージョン管理、複数のレポジトリー間で時間のかかる検索など、生産性を低下させる問題が数多く発生します。「データレイク」という言葉が流行っている一方で、多くの企業が「データプール」を数多く作り、全体の生産性を低下させ、「データの沼」を作り出しているように思われます。

本書は、世界9カ国の企業がどのように企業情報を管理し、増え続けるデータにどのように対処しているかを統計的に示し、ドキュメント管理の本質を追求し明示化するものです。

ドキュメント管理の不備は、企業の生産性を低下させ、コストと時間を浪費させます。

ドキュメント管理

ビジネスにおいて、情報は「キング｜王様」です。そのため企業はより多くの情報を入手することが求められています。企業の情報管理は高度化しています。ドキュメント管理の不備は、企業の生産性を低下させ、コストと時間を浪費させます。ドキュメント管理プラットフォームの最も基本的な機能には、次のようなものがあります。

ドキュメントが簡単に見つかること、適切なバージョン管理や保管管理（できれば単一のユーザーインターフェースで）ができること、文書のレビュー、署名、承認ができること。しかし、ドキュメント管理の最も基本的な機能であるこのような課題に向き合って解決しようとしている企業はどれほどあるでしょうか？

ドキュメントの検索

この2年間だけで、世界の全データの90％が生成されました。このように管理するべき情報が増えていく中で問題になってくるのが、「必要なドキュメントをどれだけ簡単に見つけられるか」ということです。このような急速な情報量増加の中で、知識労働者は必要なドキュメントの最も適切なバージョンを簡単に見つけることはできますか？という質問をしました。

オフィスで仕事をしながら、資料や情報をレポジトリーシステムで検索する場合、一般的にどのような経験がありますか？

46％の人が、正しい情報を見つけることは非常に困難で大変な作業だと回答しています。

興味深いことに、約半数のユーザーが、レポジトリーシステムを検索し、適切な情報を見つけることは負担が大きく、時間がかかると報告しています。

このことはとても小さな問題に見えますが、その影響力はユーザー数が増えれば増えるほど大きくなります。事務職に従事する人の大半は、多種多様な社内ドキュメントに囲まれて過ごすことになります。

そのため、46%のユーザーが回答した「ドキュメントを探す」という課題が蔓延していることは明らかでしょう。

のユーザーが、探している情報を見つけるのが難しいことがある、またはほとんどいつも難しいと感じています。

ドキュメント版「Hide and Seek｜宝探し」

前のセクションでは、企業情報のエコシステムの中で、単にドキュメントを見つけることが困難であることを説明しました。今回の調査ではこの「宝探し」を別の角度から見てみました。電子メールの文章内や分断されたレポジトリーシステムから必要なドキュメントや情報の最新版を探し出すために、メールやフォルダに目を通したり、不必要な時間を費やすことはよくあることです。

チームメンバーが以前のバージョンを修正したことにも気づくでしょう。実際、ある調査会社が1,000人以上のユーザーを対象に行った調査によると、83%のユーザーが毎日バージョン管理の問題で時間を浪費していることが判明しました。この問題は、どのようにして広まっているのでしょうか。

回答者の3分の2以上（68％）が、必ずしも毎日ではないが正しいバージョンのドキュメントを見つけるのが難しいと答えています。一方で、最新バージョンのドキュメントやファイルを見つけることが困難だと感じたことはないと回答した人はわずか4％でした。驚くべきことに、困難だと感じたことがある人のうち、10人に8人以上（83％）が、ネットワークに接続されているコンピューターの中から探し出すことが出来ず、すでに存在しているはずのドキュメントをもう一度作り直さなければならなかったことがあると答えています。

回答者の10人に9人以上（91%）が、ドキュメントがどのシステムやレポジトリーにあるかを気にすることなく、最新版を素早く見つけてアクセスできれば仕事が楽になると感じていることを考えると、ドキュメントを再作成しなければならないことは明らかに身近なフラストレーションであり、全体の生産性を大幅に低下させ、企業に多額の損失を与えていることになっているのです。

のユーザーが、必要なドキュメントを見つけることが出来ず、既に存在しているはずのドキュメントを作り直した経験を持っています。

インフォメーション・ストレージ

企業情報の多くは、複数のシステムやレポジトリーに分散して蓄積されているのが現状です。実際に企業はどこにドキュメントを保存する傾向があるのでしょうか。どのようなシステムやレポジトリーが、企業にとって重要な役割を果たしているのでしょうか。このような質問をしてみました。

あなたの知る限り、あなたの組織は次のどのシステムやレポジトリを使用して、文書やその他の情報を保存・管理していますか？

予想していた通り、回答者の組織で最も利用されているデータの保存場所は、回答者の69%が挙げた電子メールとなっており、次に共有ネットワークドライブやフォルダ（55%）、デスクトップやラップトップのローカルに保存された情報（54%）が続いています。言うまでもなく、電子メールを企業情報のための一時的な保存場所として使用することは、適切なタイミングで適切なデータを検索し見つける上で非常に非効率的であり、電子メールシステムは本質的に添付ファイルやドキュメントのコンテキスト化において最適な保存先とは言えません。

また企業内統合ドキュメント管理システムを利用しているのは、およそ4人に1人（24%）に過ぎないとの結果も出ており、さらにその回答者は平均4つのレポジトリーを使って、ドキュメントやその他の情報を保存、管理しています。

企業内統合ドキュメント管理システムの導入と、ドキュメントの最新バージョンを見つけることの困難さには、興味深い相関関係があることがわかります。スイス（33％）、フィンランド（32％）、スウェーデン（28％）の回答者は、企業内統合ドキュメント管理システムの利用を報告する割合が最も高かったのですが、こうしたシステムがもたらすであろうプラスの影響を受けるはずにもかかわらず、実際にはドキュメントの正しいバージョンを見つけることの難しさについても、割合が最も高くなっています。

電子メールは、大量の企業情報を管理するためには不向きなシステムであることは間違いありませんが、企業内ドキュメントの最も一般的な保存場所となっています。

ドキュメント管理の課題

もはや、非効率な作業やプロセスは許容できない時代となりました。常に情報が連動している今までとは違う速さの世界では、「今までのようなゆっくりとしたペースでやる」時代は過ぎ去り、フル・デジタルで物事が支配される時代になってきています。

デロイトトーマツ社によると、現在の労働力の33%はデジタルネイティブ世代、つまりインターネットが普及する前の時代を知らない若い世代で占められています。企業にはこのような需要に対応するためのビジネス戦略が求められています。この世代は、文字を書くよりもiPadで文字を入力することが普通の世代です。指先ひとつで情報にアクセスできるようなテクノロジーにすっかり慣れきっています。そしてこの世代は、仕事上でも同じようなことを期待しています。時代の先端を行く企業は、より効率的な情報管理方法を見出す必要が出てきています。

デジタルネイティブの労働力の参入は、企業がデジタルトランスフォーメーションを真剣に検討する必要がある理由の1つですが、より効率的な労働力の実現に向けた強力な推進力は他にも存在します。生産性の向上や、情報検索に費やす時間を減らし、戦略的タスクに集中する時間を増やしたいという要望もその1つです。企業情報の検索を効率化することが目的だとすると、効率化を阻害する最も一般的な原因としては、どのような課題が関係してくるでしょうか。

最も多く直面している課題は、ドキュメントにラベルや名前が正しく付けられていない（42％）、誤ったフォルダやシステムに必要な情報が保存されている（41％）、などでした。これらは最も一般的な課題ですが、決してそれだけではありません。報告されたさまざまな問題から、ドキュメント管理は回答者の組織にとって依然として大きな課題であり、生産性、時間、資金を浪費している可能性が高いことが浮き彫りになっています。

のユーザーが、仕事に必要な情報を検索する際に何かしらのストレスを感じています。

 

ドキュメントのレビュー、承認、および署名

請求書、サービス契約書、社内帳票など、ドキュメント・ワークフローは、確認、承認、署名の能力と密接な関係にあります。ユーザーがドキュメントを印刷したり、自分で署名したり、上司に署名してもらったりすることはよくあるプロセスです。デジタル・トランスフォーメーションにおいて、このような機能はドキュメント管理の不可欠な要素になるはずです。

回答者の3分の2（66％）が、ドキュメントのレビューと承認に関して課題を感じていると回答しています。あらゆる業務をデジタル空間で完結できる先進的な未来のデジタルワークプレイス（DWP）は紙文書への依存度が低いものですが、

ユーザーが経験した課題の中で最も多く挙げられたのは、物理的な署名の必要性で31%に達しています。次いで、「ドキュメントのレビューと承認に時間がかかりすぎる」が27％、「ドキュメント承認プロセスに大きな問題はない」と回答した方はわずか18％でした。

効率性、通知、アクセスなどの分野を含むドキュメントのレビューと承認に関して、組織がさまざまな課題を経験していることは明らかです。現実的には、これらの課題は克服することがそれほど難しくないはずですが、あまりにも簡単に財務や生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。

のユーザー（ほぼ全体の3分の2）がドキュメントのレビューや承認、署名にストレスを感じてます。

モバイル端末でのドキュメント承認機能

2020年以降、世界の労働人口の40％以上がモバイル化され、EU諸国やアメリカなどの先進国では75％に達するという調査結果が出ています。 このパラダイムシフトに伴い、モバイルワーカーがドキュメントのレビューや承認などの重要なタスクを完了できるようにする必要があります。しかし、既にそれを実現するために十分なテクノロジーは存在していますが、実際にはモバイル署名の実現は少し遅れているようです。

モバイル機器を使用して企業ドキュメントにアクセスする必要がある回答者のうち、それらの機器を使用してドキュメントに署名できると報告しているのは、わずか26%にすぎません。

この調査では、ドキュメントのレビューと承認に関して経験した課題について、フォローアップの質問が行われました。ユーザーが見逃しているアクションの中で、最も恩恵を受ける可能性が高いものを挙げてもらったところ、「モバイル端末からドキュメントに署名できること」が39%で最も多く挙げられました。

のユーザーが、モバイル端末からドキュメントに署名できると報告しています。

多くの技術者がモバイル環境のドキュメント管理に取り組み、一定の成果を上げていますが、
まだ課題は残っています。

モバイル環境のドキュメント管理

どの企業でも情報は増え続けています。ドキュメントの量、バージョン管理、さまざまなデータストアはすべて独自の課題を抱えており、ドキュメント管理の戦略は2つとして同じものはありません。さらに、モバイル端末でドキュメント管理を行おうとすると、課題はさらに大きくなります。

モバイル端末を使ってクラウド上のドキュメントにアクセスし、保存、管理し、デスクトップ環境と同じように作業をします。これまでにも、多くの技術者がこの課題に取り組み、ある程度の成功を収めたものの、完全には解決しておらず、まだ課題は残っています。

モバイル端末からドキュメントへのアクセス

ドキュメント管理の最も基本的な機能は、ドキュメントにアクセスすること、つまりどこに保存されていても取り出すことができることです。また、モバイル端末を利用した情報へのアクセスは、モバイルワーカーの増加に伴い、ますます重要になってきています。

仕事は、「行く場所」というより「すること」になりつつあります。現代の働く人は、リモートワーク、通勤時間の活用、机やコンピューターを共有するホットデスクなど、いくつかの理由で情報アクセスの効率化が求められています。企業は、社員がいつでも、どこでも、どんな端末からでも重要な情報にアクセスできるようにすることで、大幅な効率化を実現することができます。オフィスから離れた場所でのドキュメント検索や取得は、どの程度簡単なのでしょうか？

ユーザーの大多数（81％）は、モバイル端末で企業ドキュメントや情報にアクセスする必要があると回答していますが、このうち探している情報を素早く簡単に見つけることができると回答した人はわずか38％にすぎません。

多くのビジネスマンは、仕事とプライベートのために複数の端末を利用しています。そのため、それぞれの端末にローカルコピーを保存することなく、それぞれの端末からファイルにアクセスするためのシンプルで安全な方法を必要としています。また、アクセスだけではありません。オフィスにいる時と同じように、普通に仕事ができることが必要なのです。ドキュメントの共有、編集、承認、署名は、リモートワークにおいて重要な機能です。あらゆる端末、場所から情報へのアクセスを可能にすることで、生産性は飛躍的に向上します。しかし、リモートワーカーは、どの程度までモバイル端末をドキュメント管理に活用できるているのでしょうか。

アンケート対象者に聞きました。会社で提供されているシステム/ツールを使って、現在、次のうちの何がモバイル端末で行うことができますか？

モバイル端末で会社のドキュメントや情報にアクセスする必要がある回答者のうち、43%が企業ドキュメントやファイルにアクセスできず、54%が共有やコラボレーションを行うことができないと回答しています。

また、10人に1人の回答者が、企業が提供するシステム／ツールではこのようなアクションは全くできないと回答しています。

モバイル端末で企業ドキュメントや情報にアクセスする必要があると回答した人の割合が高い（81%）ことから、この機能ギャップに対処することが、モバイルドキュメント管理の成功のカギとなります。

62%の人が、モバイルでドキュメントを検索するのは困難で時間がかかると感じています。
45%の人が、モバイル端末でドキュメントを編集することが可能だと回答しています。

個人所有のデバイスとファイル共有アプリの使用

多くのIT部門が毎年の技術革新に対応するのに苦労している中、社員が個人の端末を使って会社のデータにアクセスし、共有したいというニーズが高まっています。これは、Bring Your Own Device (BYOD) と呼ばれるトレンドの1つです。このトレンドは、しばしばDropbox、Box、Google Driveなどのファイル共有アプリと組み合わせて、ユーザーが相互にファイルやドキュメントを受け渡しできるようにしています。

しかし、BYODとファイル共有アプリの出現は、監視やセキュリティの欠如、完全なデータ管理の喪失など、新たな懸念事項をもたらしました。

この調査では、回答者に次のように質問しました。個人所有の端末やファイル共有アプリを使用して、企業内情報にアクセスしたり、共有したりしていますか？

10人に6人以上（61％）のユーザーが、個人用ファイル共有アプリや個人用端末を使用して、企業情報にアクセスし、共有していると報告しています。これは、企業が許可していない「シャドーIT」への懸念が高まっていることと関係しています。アバナード社の調査によると、「企業内の技術者の3分の1は、CIOに報告せずにツールを導入している」との結果が出ています。ユーザーが一般消費者向け個人ツールを持ち込むことは、企業にとって多くの問題を引き起こすことになります。実際、調査したアメリカ人の96%は、ユーザーの低いセキュリティ意識や感染したUSBメモリの使用など、ユーザーの過失がデータ漏洩の一因であると考えています。

企業は、ユーザーの個人所有の端末やファイル共有プログラムの使用に注意を払い、不必要なセキュリティ上の懸念や侵害を抑えるために規制を行う必要があります。

さらに、多くのユーザーは、企業が適切な代替手段を提供しないために、自分自身のモバイル端末を使用し、これらのアプリケーションを使用しています。モバイル情報管理機能を備えた堅牢なドキュメント管理システムを利用すれば、こうしたリスクを完全に軽減できる可能性があります。

企業が個人所有の端末やファイル共有アプリの社内利用を認める時代へ

「シャドーIT」の影響によって、個人所有の端末やファイル共有アプリを使用して企業情報にアクセスし、共有することが普及してきたため、近年、このことは組織で精査されなくてはいけない項目となっています。そして企業は、BYODやファイル共有が、変更管理やデータセキュリティの欠如といったITセントリックな課題を解決しようとしていることに気付き始めています。

個人用端末や個人用ファイル共有アプリを使用して企業内情報にアクセスしたり共有したりするユーザーのうち、過半数以上の人が、ユーザーは公式に許可されていると報告しています。（個人用端末 – 83%、個人用ファイル共有アプリ – 81%）しかしながら、ユーザーが属する組織の38%は個人用端末とファイル共有アプリの使用を推奨していません。そして企業がそれらの使用推奨しているのはわずか33%となっています。

ユーザーの5％が、個人所有の端末を使用して企業内情報にアクセスしたり共有したりすることが正式に許可されているかどうかわからないと回答しており、個人所有のファイル共有アプリについても5％が同じように回答しています。現在世界中で施行されている厳しいデータ保護規則を考慮すると、組織は不必要なリスクと多くのドキュメント管理問題にさらされている可能性があります。

ユーザーは複数の異なるインターフェイスを扱うことになるため、導入と運用が遅れ、効率と生産性が低下します。

データレポジトリー

デジタル情報の蓄積は指数関数的なペースで増加しています。さらに、共有ネットワークドライブ、電子メール、従来のドキュメント管理システム、ECM、ファイル共有サービス、ERP、CRMなど、さまざまなシステムやレポジトリーに情報が散在しています。

多くの古いレガシーシステムは、企業内の生命維持装置のような位置付けとなっており、段階的に廃止される一方、他のものは頻繁に更新される新しいサービスとなっています。さらに問題を混乱させているのは、ユーザーが複数の異なるインターフェイスに対応する必要があるため、ユーザーの導入が遅れ、効率と生産性が低下していることです。つまり、今日のビジネス情報環境は、実際のシステムのコストと、それを維持するために必要なITリソースのコストの両方において、混乱し、複雑で、高価なものとなっているのです。

システムの数とデジタル情報の所在

ユーザーの大半（82％）は、最新バージョンのドキュメントやファイルを見つけるために異なるシステムや保存場所を移動して探し出すことは、生産性に大きな悪影響を及ぼすと報告しています。

さらに、91%のユーザーが、ドキュメントがどのシステムやレポジトリーにあるかを気にすることなく、最新版を素早く見つけてアクセスできれば、仕事がしやすくなると考えています。

すべてのドキュメントを1つの場所で検索できるようになれば、その恩恵にあずかることができるというのは、誰の目にも明らかであり、それは非常に理にかなっています。インテリジェントな情報管理プラットフォームがあれば、情報は紐付けされ、情報のエコシステムに散在するのではなく、統合された1つのインターフェイスで表示されることになります。そして、ドキュメントが物理的にどこに保存されているかに関わらず、ドキュメントが存在する場所に簡単にアクセスできるようになります。

ユーザーの10人に9人弱（88%）が、ドキュメントがどこに保存されているかにかかわらず、1つの入り口から確実に検索できるようになることにメリットを感じていると回答しています。これは、すべての国のユーザーにも反映されており、アメリカが最も高い割合（93％）を示しています。

企業内統合ドキュメント管理システムの利用状況を見ると、アメリカではわずか22%と報告されていますが、特別に驚くべきことではありません。

ユーザーのためのドキュメント検索機能を簡素化する必要性は明らかであり、これは企業だけでなく、ユーザーの日常業務にもメリットをもたらすものです。

業務用アプリケーションにおけるドキュメントアクセス

一般的な企業は、規模の大小にかかわらず、従業員が重要な日常業務を確実に遂行できるように、いくつかの異なるエンタープライズ・アプリケーションに依存しています。リソース計画、顧客管理、人事ソリューション、会計ソフトなどのアプリケーションは、企業環境では一般的なものとなっています。このようなシステムを導入しないと企業としては遅れているということになります。今はSaasで簡単に導入できるようになりましたが、システムを複数導入すると、確実に情報が乱立することになります。

Microsoft Office Suiteは、ユーザーが日々の業務で使用している可能性が最も高い（61%）業務アプリケーションであり、42%がファイルホスティングシステムを使用しています。ユーザーは平均して、3つの業務アプリケーションを日々の職務で使用しています。

情報を管理するために複数の異なるシステムやアプリケーションの間を移動しなければならないというユーザーレベルの不便さはもちろんですが、複数の情報レポジトリーの問題は、より広範囲で深刻なものとなり得ます。通常、別々の情報レポジトリーは、お互いに効果的な統合はされていません。このため、独立したサイロによって管理される情報エコシステムが形成されます。

例えば、顧客との契約書がCRMにあり、そのコピーがERPに保存され、売掛が支払いを追跡しているように、複数のシステムに類似のコンテンツが存在することは、表面上は理にかなっているかもしれません。しかし、異なるレポジトリーをつなぐ統合された企業情報システムがない場合、このような情報の重複は、負担が大きく扱いにくいものとなります。ユーザーは複数のシステムを検索し、最新版を持っているかどうかを判断しなければなりません。また、ITの観点からは、情報ストレージの無駄な使用や、情報システム全体の格差が問題となります。

さらに、複数のシステムがバラバラに存在する組織では、情報の関連性がないため、それらの価値を最大限に引き出すことができません。これらのシステムは、互いにメタデータの特性を共有することができないため、システム間の溝をさらに深めてしまいます。このような問題を解決するには、複数のレポジトリーにまたがる情報を接続し、関連性を定義する、統一されたメタデータ層を備えた情報管理プラットフォームが有効です。例えば、高度なドキュメント管理プラットフォームでは、保存された情報が、CRMの顧客データ、ネットワークフォルダの関連ドキュメント、人事システムの割り当てられた従業員など、複数のデータロケーションから関連性を引き出すことができます。

AIは企業内のドキュメント管理を効率化し、一貫性を持たせ、監査能力を高めることになるでしょう。

人工知能とドキュメントのコンテキスト解析

SpotifyのパーソナライズされたプレイリストやNetflixの「あなたにおすすめ」リストは、AIを利用してユーザーのためにカスタマイズされたセレクションを作成しています。AIとコグニティブ・コンピューティングは、情報の保存、アーカイブ、処理、抽出の方法に革命を起こすと考えられています。

スマートなドキュメント管理システムは、自動分類、処理、データ抽出など、さまざまな機能でAIを活用しています。AIは主に、組織の情報を強力にコンテキスト化するために利用されています。AIはドキュメントを「読み」、過去の類似ドキュメントの反復に基づいて、メタデータに含まれる可能性のあるプロパティを提案することができ、ユーザーが情報検索で探しているものを正確に見つける能力を向上させることができます。請求書を登録すると、AIがどの口座情報をタグ付けすべきか、どの従業員が処理を担当するか、どの支出カテゴリに請求書を配置するかを提案してくれるとしたら、どれほど効率よく作業ができるでしょうか。AIは、ユーザー登録時のタグ情報付けや分類時のミスを減らし、ドキュメントの内容に基づいて最適なコンテキストを適切に調整することで、企業内のドキュメント管理を効率化し、一貫性を持たせ、監査能力を高めることができます。

不適切な名前のファイルと会社情報の検索

従来は、ドキュメントに最適な名前を付け、その内容に合ったフォルダに分類していました。しかし、ユーザーが文書に名前を付け、フォルダに分類する際、おそらく目的が異なる作業を行うため、このプロセスには課題がつきまといます。分類することが出来ず、1つのコンテンツを複数のフォルダや場所に保存しなければいけない場合もあります。

従来のフォルダ構造では、たとえば請求書は、営業用のフォルダ、顧客用のフォルダ、請求書用のフォルダ、その他いくつかの適切なフォルダに入れて管理をしていました。しかし、その場合、誰でも必要なときにその請求書を見つけることは出来るのでしょうか？どこを探せばいいのでしょうか？さらに、そのファイルに名前を付ける場合、次にその書類を探しに来るユーザーが理解できるような、一貫した名前付けの規則をどのように確保していけば良いのでしょうか？

ここで提唱する新しい方法は、メタデータに基づくもので、その結果、情報がどこに保存されているかではなく、それが何であるかによって情報を見つけ、管理することができるようになります。

メタデータとは、「データについてのデータ」です。シンプルな表現に見えるかもしれませんが、これはかなり正確な定義です。主な目的は、ユーザーが検索結果からどのドキュメントを見つける必要があるのかを、その内容に基づいて迅速に判断できるようにすることです。従来、メタデータは手作業で入力していましたが、一部のドキュメント管理システムでは、AIを利用してメタデータに含めるべきコンテキスト情報をインテリジェントに提案することが出来ます。これにより、ミスにつながる手入力作業が減り、一貫した方法でドキュメントを整理して分類しやすくなり、結果的に見つけやすくなるのです。

ユーザーの5人に4人強（82%）が、同僚が簡単に見つけられるようにドキュメントを保存する際の名前やタグ付けに煩わしさを感じており、10人に9人以上（93%）が、保存時の名前やタグ付けが不十分だったためにドキュメントを見つけられなかったことがあると報告しています。驚くべきことではありませんが、ユーザーのわずか27%が、ドキュメントをシステムに保存する際にどのようにラベル付けすべきかについて、組織として完全に明確なガイドラインを設けていると報告してます。

AIを活用したコンテクスチャライズのメリット

また、ユーザーには、使用するシステムが自動的にドキュメントに名前やタグを付けてくれるなら、自分やチームメンバーにとって少なくとも何らかのメリットがあるかどうかも尋ねました。

10人に8人以上のユーザーが、ドキュメントに自動的に名前をつけたりタグをつけたりできるシステムがあれば有益であると報告してます。ドキュメント管理におけるAIによるコンテキスト化のメリットは明らかで広範囲に及びます。

ドキュメントの分類と処理の自動化 ： ドキュメントのメタデータコンテキストを提案することで、ミスが減り、より自動化されたプロセスを実現します。例えば、OCR（光学式文字認識）により、取り込みが容易になりましたが、AIはさらに一歩進んで、 ドキュメントに記載された情報を「読み取り」、適切に分類し、その分類に基づいたワークフローを人の何分の1かのスピードで自動化することができます。AI駆動型メタデータエンジンは、当初は一連のルールによって指示されます。その識別・処理能力は、機械学習によって進化を続けていきます。つまり、似たようなドキュメントに頻繁に触れることや、そのドキュメントに対する担当者の行動から学習することができるのです。

データ抽出 ： AIを搭載したドキュメント管理システムは、情報を正確に読み取り、コンテキストを理解することで、データ抽出を次の段階に進めることができます。

ドキュメントのクラスタリング ： AIを利用することで、ドキュメントを共通のテーマ、分野、トピックで簡単にグループ化することができます。これにより、企業はより広いコンテキストの中でドキュメント同士がどのように関連しているかを認識し、他の方法では不可能であったかもしれない類似性の発見や推論を行うことができるようになります。

高度なセキュリティ ： 企業は、AIを活用したドキュメント管理システムによって、セキュリティを強化し、顧客データを保護することができます。このテクノロジーは、機密情報や個人識別情報を検出し、それらのドキュメントに特別な処理のためのフラグを立てたり、特定のワークフローに入力したりすることができます。また、自動分類と自動処理により、ドキュメントが安全でないファイルの場所に割り当てられ、処理されるのを待つということもなくなります。

の人が、ドキュメントに自動的に名前やタグを付けることができるシステムがあれば便利だと回答しています。

ベンチマークレポート　まとめ

問題の解決策：
ドキュメント管理の近代化を目指す企業にとって朗報なのは、ソリューションが存在することです。この調査で回答したユーザーや、世界中の何十億もの人々が直面しているすべての課題はインテリジェントな情報管理システムによって軽減することができます。この調査で挙げられた問題について考えてみてください。

• ドキュメントを簡単に探す
• 最新版のドキュメントを探す
• 複数のリポジトリに情報が散在することによる文書の混乱
• ドキュメントのレビュー、承認、署名のプロセス
• モバイルワーカーによる外出先での文書管理
• 個人所有のデバイスやファイル共有アプリの使用によるリスク
• ドキュメントのコンテキスト（文脈）化

これらの問題の解決には、インテリジェントな情報管理プラットフォームという、１つの最適な解決策があります。ドキュメントは組織の生命線であり、正しいバージョンのドキュメントに迅速かつ安全にアクセスできるかどうかが、成功と失敗の分かれ目になる可能性があります。フォレスター社の調査によると、70％の組織がコンテンツ戦略に乏しく、明確なコンテンツ戦略を持っていないと報告しています。企業は、現状に甘んじてこのような問題をさらに悪化させるわけにはいきません。

ドキュメント管理：
デジタルトランスフォーメーションに不可欠なもの（そして競争力を高めるもの）である情報システムは現代ITの基盤です。したがって、柔軟でインテリジェントな情報システムの導入は、デジタルトランスフォーメーションの推進に不可欠です。しかし、デジタル技術がまったく新しいビジネス手法への扉を開く一方で、一部の組織はその野望に挫折し、既存の業務方法を改善することなく立ち止まっているのが現状です。アナリストによると、デジタルトランスフォーメーション技術には、世界中で年間約2兆ドルが費やされると予測しています。一方、調査対象となった企業の70%もが、一貫した計画を持っていないことを認めています。

近年のIT市場において、これまでに説明してきたいくつかのトレンドやインテリジェントな情報管理システムの普及によって、ドキュメント管理戦略は大きく進展しています。デジタル変革を受け入れない組織は、競合他社に打ち勝ち、市場の頂点に立つ可能性は低くなります。ドキュメント管理の近代化が、デジタルワークプレイスと競争に不可欠な調整にとって中心的な戦略となるのです。

調査手法

M-Files社は、オフィスワーカー1,500人を対象に、組織における企業情報の管理方法と、企業情報へのアクセスや管理の際に直面する課題に関する調査を実施しました。調査は、独立系市場調査会社であるバンソン・ボーン社によって行われました。回答者の組織の規模は、中小企業から大企業までさまざまであり、業種も多岐にわたっています。また、回答者の国籍は9カ国、事業部門も多岐にわたります。具体的な質問項目は、4つの主要な関心分野を中心に展開されました。

デモラフィックス（人口統計）

対象者：1500名

M-Files社について

M-Files社は次世代のインテリジェント情報管理プラットフォームを提供し、人々がより効果的に情報を見つけ、利用することを支援することでビジネスパフォーマンスを向上させることをコンセプトとしてる企業です。従来のエンタープライズコンテンツ管理（ECM）システムやコンテンツサービスプラットフォームとは異なり、M-Filesは既存のシステムやプロセスを混乱させたり、データ移行を必要とすることなく、組織全体のシステム、データ、コンテンツを統合します。M-Filesは、独自のインテリジェントメタデータレイヤーに人工知能（AI）技術を採用し、ネットワークフォルダ、SharePoint、ファイル共有サービス、ECMシステム、CRM、ERP、その他のビジネスシステム、各種レポジトリーなど、あらゆるシステムやレポジトリーに存在する情報にアクセスし活用することを実現する「コンテキスト化」を提供することでサイロ化することを解消しています。NBC Universal、OMV、Rovio、SAS Institute、Thyssenkruppなど、100カ国以上の何千もの組織が、ビジネス情報とプロセスの管理にM-Filesを使用しています。