すべてのWindowsアプリケーションと連動する
デジタルドキュメント管理システム
すべてのWindowsアプリケーションと連動するデジタルドキュメント管理システム
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新たなデータ連動テクノロジー「M-Files」
デジタルデータの急激な増加によって、個人や企業内のデータ整理を従来型のフォルダ管理で行うにはすでに限界に近づいています。
新たなデータ連動テクノロジー「M-Files」はこれからのDX時代に必要不可欠な管理手法です。
M-Filesは「メタデータ」と呼ばれるデータの本質を表した属性情報によって、デジタルコンテンツやデジタルプロセス間の関連性を付加し、必要なデータをリアルタイムに抽出するための統合管理プラットフォームです。 -
メタデータとは？
メタデータとは、物理的な保存場所ではなくデジタルデータの実態を示す属性情報を付加したものであり、フレキシブルにデータ間の関連性を構成し直すことができます。
「データのためのデータ」とも表現されており、このメタデータを活用することで、任意の条件で必要なデータを360°からリアルタイムに抽出することが可能となります。 -
M‑Filesのストーリー
M‑Filesのストーリーは、創設者であり現在のCEOであるAnttiNivalaがタンペレ市（フィンランド）の4人のチームでドキュメント管理ソフトウェアの開発を開始した2002年にさかのぼります。M‑Filesの最初のバージョンは2005年に発売され、4年後、同社は米国（テキサス州ダラス）に子会社を開設する準備が整いました。
2011年に製品はインテリジェント情報管理に軸足を移し、その後5年間で会社の収益は750％以上増加しました。英国、フランス、ドイツ、オーストラリアにオフィスが増設され、2017年にM‑Filesは人工知能に重点を置いているカナダの企業であるApprentoを買収しました。同時に、M‑FilesはSaaSモデルへの移行を開始しました。
M‑Filesは、Bregal Milestone、Partech、Tesi、およびDraperEspritによって支援されています。現在、100か国で5,000人の顧客にサービスを提供する500人以上のM‑Filerがいます。
M‑Filesの成長物語は続きます。
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データ管理における現状の課題
日々の業務で扱うファイルやデータは増え続けていますが、保存場所がバラバラだったり、最新版が分からなかったりと、管理に手間がかかる場面が多くなっています。情報の検索性や共有性、セキュリティの面でも課題が顕在化しており、業務効率や品質に影響を与える可能性があります。
こうした課題の多くは、ファイルに“意味”を持たせるメタデータの活用によって、根本的な改善が期待できます。
■ 情報の散在と検索性の低さ ファイルが複数のフォルダやシステムに分散し、必要な情報を探すのに時間がかかります。検索はファイル名や保存場所に依存し、効率が悪いのが現状です。
■ バージョン管理の不備 同じファイルが複数存在し、どれが最新版か分からなくなることがあります。これにより、誤った情報を使用するリスクが高まります。
■ アクセス権限の複雑さ 誰がどの情報にアクセスできるかが不明確で、セキュリティリスクや情報漏えいの原因になります。権限設定が属人的で、管理に手間がかかります。
■ データの活用不足 情報は蓄積されていても、必要なときに活用できないケースが多くあります。データがサイロ化し、意思決定や業務改善に生かされていません。
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インテリジェントな情報管理でプロセスを合理化
M-Filesは、PCやモバイル、TeamsやSharePoint、Google G Suite及びSalesforce CRMなどの多くのWebベースシステムで直感的なユーザーエクスペリエンスを提供します。これにより、好みのアプリケーションで単一のビュー内で毎日の情報とドキュメント管理を操作し、ビジネスデータをドキュメントやコンテンツと統合できます。
使い慣れたツールを使用しながら、インテリジェントな情報管理のすべての利点を享受できます。
MicrosoftおよびOffice 365との深い統合M-Filesにより、Office 365はすべてのエンタープライズデータへの単一のアクセスポイントになります。
ストレージリポジトリに関係なく、Office 365のユーザーインターフェイスを介して、接続されているすべてのデータを検索、アクセス、管理できます。Microsoft Office 365のドキュメント管理がかつてないほど容易になりました。
SalesForceビューを使用して情報にアクセスSalesforceのビジネスデータをM-Files Intelligent Information Managementに接続し、Salesforceビューから他のビジネスシステム、企業ネットワークドライブやSharePointサイト、またその他のリポジトリの情報を直接検索し、Salesforceのドキュメント管理を改善します。
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どこからでもアクセス
保管場所に関係なく、あらゆるデバイスからビジネスに不可欠なドキュメントと情報を検索して管理します。
またそれだけではなく、手動のワークフローを自動化し、より生産的に作業できるようにします。
モバイルアプリを使用すると、iPhone、iPad、AndroidデバイスからM-Filesレポジトリにアクセスできます。
どこにいてもスマートフォンでドキュメントや領収書の写真を撮影し、モバイルアプリを使用してM-Filesに保存することが可能になります。 -
データ移行の必要なし
データの移行は常に多くのリソースと時間を消費する巨大なプロジェクトです。M-Filesを使用すると、データを移行する必要がなくなります。
M-Filesは、すべてのシステムとレポジトリを可視化し、情報を1つのビューにまとめます。
レガシーデータを現在の保存場所に保存することも選択でき、1つのシステムですべての情報を検索するという利点を享受できます。