“コンテキストを起点にしたドキュメント管理”がさらに進化。
人やプロジェクト、業務プロセスを役割に応じて直感的・感覚的に扱えるようになり、ビジネスの生産性向上を力強く支えます。

M-Files は、新ソリューション 「M-Files Workspaces」 を公開しました。AI 時代にふさわしい、情報の管理と理解のあり方を根本から見直すプラットフォームです。
M-Files 独自のコンテキスト・ファースト アーキテクチャを基盤とする Workspaces は、業務アプリケーション/ユーザーエクスペリエンスの仕組みとして、情報管理の複雑さをすっきり解消し、関連するドキュメントやプロジェクトを一つのビューに集約することで、より効率的でスムーズな業務運営を実現します。

Workspaces は、ドキュメントを保管するだけの仕組みではありません。情報が本来むすびつく「人・プロジェクト・業務プロセス」との関係性に着目し、文脈から理解するアプローチを採っています。これにより、仕事の全体像が一つにつながり、社員の生産性向上やコンプライアンス強化、そして組織全体のパフォーマンス向上へとつなげることができます。

多くの企業はいまも業務の“摩擦”に足を取られています。情報はバラバラのシステムに散在し、どのクライアント案件が進行中なのか、誰が関わっているのか、どんな判断がなぜ行われたのかといった重要な知識の多くは、担当者の頭の中にしかありません。さらに生成AIの普及によって情報量は増え続け、かえってビジネスのパフォーマンスを低下させる要因にもなっています。

M-Files は、ビジネスの実態に沿って「人・プロジェクト・プロセス」のつながりを可視化し、ドキュメントをひとつのシステムに統合することで、業務上の摩擦を解消します。組織の働き方を理解した M-Files のモデルを基盤に、Workspaces は複雑さを取り除き、関連するプロジェクトや関係者をその場でひとつにまとめて表示します。

必要なドキュメントを捜索する時間は、もう必要ありません。社員は、クライアントやプロジェクト、業務プロセスといった業務の起点からアクセスするだけで、関連情報を文脈とともに閲覧できます。
これにより、意思決定の迅速化、コンプライアンスの確実な徹底、そして生産性の着実な向上が実現します。

「M-Files Workspaces により、情報を探す手間を大幅に減らせると期待しています」と、Berggren社 のデジタル担当者、ミッコ・ピップリ氏は語ります。
「これからはクライアントや案件、納期の状況を一目で把握できるようになり、意思決定が速くなり、ミスも減り、チームでの協力もよりスムーズになることを楽しみにしています。」

Workspaces は、M-Files の「コンテキスト優先」アーキテクチャを基盤に、同社の AI エンジンである M-Files Ainoによって支えられています。
従来のテキスト単体を解析する AI とは異なり、Aino はクライアントやプロジェクト、業務プロセスの文脈を踏まえて情報を処理するため、より正確な情報の把握、効率的な自動化、そして負担の少ないコンプライアンス管理を可能にします。

「Workspaces は、文書や重要なビジネス情報との関わり方における根本的な変化を示すものです」と、M-Files のチーフプロダクトオフィサー、トニー・グラウト氏は述べています。「M-Files は、組織の働き方を理解する仕組みを基盤にしており、信頼できる情報、直感的に使える自動化機能、そしてストレスのない操作体験を提供することで、より人間らしい働き方を実現します。」

Workspaces を活用することで、以下のメリットがあります。

• 必要な情報にすばやくアクセス：役割や担当に応じてカスタマイズされた表示で、最も必要とする情報を文脈に沿って確認可能です。これにはMicrosoft 365 に保存された文書も含まれます。

• スムーズな操作：関連する項目間を、戻ったり再検索したりすることなくスムーズに移動できます。

• 全体の状況を一目で確認：クライアントやプロジェクト、業務プロセスに関連するすべての情報（ドキュメントや関係者を含む）を、一つのつながったデジタルワークスペースで瞬時に確認できます。

• 基幹システムからの即時アクセス：CRM、ERP、業務管理システムなど主要プラットフォームとの統合により、業務効率を高めるために必要な文脈情報をすぐにに取得できます。

Workspaces はすでに利用可能で、今後も追加機能の提供が予定されています。