会社紹介

2011年に設立されたKaisanetは、フィンランドに拠点を置く通信およびITサービスプロバイダーです。60人以上の従業員を擁し、通信ソリューション、テレビケーブルネットワーク、子会社DataEnterを通じたITサービスなど、幅広いサービスを提供しています。主にフィンランドのカイヌーおよび北サヴォニア地域の消費者およびビジネス顧客にサービスを提供しており、光ファイバーネットワークの構築や、オペレーター向けのモバイルネットワークタワーの保守も行っています。同社は、通信の専門知識を現代に引き継ぐ、100年以上の歴史を持つ2つの電話会社、Kainuun Puhelinosuuskunta（KPO）とPuhelinosuuskunta IPYが共同所有しているという豊かな伝統を持っています。

M-Files導入前の主な課題

Kaisanetは、親会社2社から引き継いだ文書とアクセスポリシーにより、文書管理が断片的で煩雑になっていました。従業員は2つのネットワークドライブと複雑なフォルダ構造を検索する必要があり、最新かつ正確な文書を特定するのが困難でした。中央集権的な文書管理システムの欠如により、バージョン管理や文書量の多さに苦労し、非効率とフラストレーションが生じていました。このため、Kaisanetは文書管理を合理化し、単一の信頼できる情報源を提供する統一されたソリューションの必要性を認識しました。

「M-Filesがなければ、すべての文書とコピーを管理することは不可能だったでしょう。これが唯一の解決策でした。」

— Päivi Mikkonen, ITマネージャー, Kaisanet

M-Filesソリューション

Kaisanetは、M-Filesを導入して文書管理を中央集権化し、合理化しました。メタデータ駆動型のアプローチにより、文書の検索と取得が容易になり、従来のフォルダ階層の複雑さを排除しました。各部門に合わせたカスタムビューも導入され、アクセス性が向上しました。また、プロジェクト関連文書の追跡にメタデータを使用することで、プロジェクト管理能力も大幅に向上しました。

「文書がある場合、それはM-Filesにあります。従業員はSharePointやネットワークドライブ、その他の場所を検索する必要はありません。」

— Päivi Mikkonen, ITマネージャー, Kaisanet

Kaisanetは、M-Filesのワークフロー自動化機能を導入し、文書承認、インシデント管理、サービスリクエストなどのプロセスを合理化しました。ITサービス管理ボールトを子会社DataEnterのIT管理システムと統合することで、顧客のインシデントやリクエストの処理が効率化されました。

また、M-Files Hubshareを活用して、DataEnterや他の外部パートナーとのコラボレーションを強化しました。Hubshareは共有ワークスペースを作成し、認可された外部関係者が文書に安全にアクセスし、編集できるようにしました。これにより、最新の情報を共有し、エラーのリスクを軽減しました。

これらの機能により、Kaisanetは文書管理とプロジェクト管理の両方で大きな改善を達成し、業務の効率化と精度向上を実現しました。

結果

M-Filesの導入により、Kaisanetは情報管理と業務運営に大きな改善をもたらしました。すべての文書を中央リポジトリに統合することで、断片化と非効率性が解消され、従業員に単一の信頼できる情報源が提供されました。文書検索にかかる時間が短縮され、古いまたは重複したファイルによるエラーのリスクが最小限に抑えられました。メタデータ駆動型のアプローチにより、生産性が向上し、各部門に合わせたカスタムビューで業務効率が向上しました

M-Files Hubshareによる継ぎ目のない文書共有とコラボレーション

M-FilesはKaisanetの顧客サービスを大幅に改善しました。顧客サービスチームはカスタマイズされたビューと包括的なナレッジベースにアクセスでき、必要な情報を迅速に取得して顧客を効果的に支援できるようになりました。M-Files Hubshareとの統合により、外部パートナーや子会社DataEnterとのシームレスな文書共有とコラボレーションが可能になり、最新情報へのアクセスとリアルタイムのコラボレーションが実現しました。

「顧客サービスチームは、M-Filesの使用方法についてより多くの情報とトレーニングを求めた最初のチームの一つでした。現在では、必要な文書を迅速に見つけることができ、このナレッジベースにも満足しています」とPäivi氏は述べています。

「M-Filesはまるでスイスアーミーナイフのようです。多くの目的に使用でき、私たち自身でかなりのことができます。」

— Päivi Mikkonen, ITマネージャー, Kaisanet

将来の計画

Kaisanetは、M-FilesをMicrosoft 365ツールと統合し、文書の共同編集を可能にすることで、コラボレーションを強化する予定です。また、エクストラネットをSharePointからM-Filesに移行することも検討しています。M-Filesの導入により、従業員は必要なツールと情報を提供され、仕事をより効果的に行えるようになりました。M-Filesの一貫した正確な情報管理は、Kaisanetの信頼性を高め、将来の成長とスケーラビリティに向けた基盤を築きました。柔軟なメタデータ駆動型の構造を持つM-Filesは、Kaisanetが進化する中で、文書管理の実践を容易に適応させ、拡張することを可能にします。