会社紹介

Hood Sweeney Securities (HSS) は、南オーストラリアに拠点を置く専門サービス企業で、会計、ビジネスアドバイザリー、ファイナンシャルプランニング、テクノロジー、成長コンサルティングなどのサービスを提供しています。約50年の経験を持ち、140名のスタッフがアデレード本社および地域オフィスから、医療提供者、農業従事者、中小企業、家族経営のビジネス、成長を目指す企業など、3,000以上のクライアントをサポートしています。

HSS（Hood Sweeneyのファイナンシャルプランニングサービス）は、コンプライアンスやクライアントサービスのための文書管理において、いくつかの課題に直面していました。既存の文書管理システムが寿命に近づいていたため、運用の効率が低下し、システムエラーが発生し始め、生産性やコンプライアンス基準に影響を及ぼしていました。

HSSの経営陣は、特に厳格なコンプライアンス要件が求められる環境で、金融サービスの複雑なニーズに対応できる、より柔軟なデジタルソリューションを求めていました。HSSは、文書管理プロセスを動的で効率的かつ安全な知識作業自動化システムに変革するために、先進的な機能を備えたM-Filesを導入しました。

M-Files導入前の主な課題

• システムの老朽化と機能制限

HSSの旧文書管理システムは、10年以上の運用を経て寿命が近づき、サポートが終了していました。その結果、運用の非効率性がますます顕著になっていました。

特に、既存のシステムにはメタデータの制限があり、文書のタグ付け、検索、および整理が困難でした。そのため、複雑なメタデータを容易に扱える、より包括的なシステムへの移行が必要でした。

HSSのアドバイスビジネスマネージャーであるセリーヌ・バーンズ氏は、「旧システムは定期的に故障するだけでなく、HSSの成長するニーズに対応できませんでした。文書を効率的に整理・検索できず、クライアント情報の管理に支障をきたしていました。また、関連する文書を一箇所にまとめることができないことは、監査やコンプライアンスの観点から大きな問題でした」と述べています。

• 進化するコンプライアンス要件

金融サービス分野の規制要求が進化する中で、既存の文書管理システムは対応できなくなっていました。厳格なデータセキュリティと追跡可能な文書管理プロセスの必要性が高まり、HSSはますます厳しくなる規制に対応しながら、クライアント情報を保護し、運用の透明性を維持できるソリューションを必要としていました。

セリーヌ・バーンズ氏は、「規制の状況は厳しくなっており、既存のシステムでは新しいコンプライアンス要求に対応できませんでした。効率を改善し、コンプライアンス能力を強化する必要があり、すべてのアドバイスやクライアントとのやり取りが監査目的で文書化され、追跡可能であることを確保する必要がありました」と述べています。

「M-Filesは、HSSの差し迫った課題を解決しただけではありません。それは私たちを将来の成功に向けて準備しました。私たちは今、HSSのすべてのデータ、すべてのドキュメントがデジタル化され、アクセス可能で、何よりも安全である未来を見ています。」

フッド・スウィーニー証券 アドバイス・ビジネス・マネージャー セリーヌ・バーンズ氏

M-Filesソリューション

• 部門のニーズに合わせたソリューション

HSSは、サービス提供に特化した知識作業自動化ソリューションの必要性を認識し、最適なシステムを評価しました。その結果、ファイナンシャルプランニングサービスは、柔軟なメタデータ管理、コンプライアンス機能、およびOCR機能を備えたM-Filesを選択しました。

「私たちはさまざまなシステムを調査し、M-FilesがHSSに最適であると判断しました。M-Filesの機能は、アドバイス作成やクライアントの投資関連の郵便物のファイリングを効率化しました」とセリーヌ氏は述べています。

M-Filesの導入は、日常業務への影響を最小限に抑えるよう計画され、開発ボールトを使用して広範なテストと調整が行われました。

「HSSは、発見フェーズと計画フェーズを通じてM-Filesチームと密接に協力し、本稼働前にシステムを徹底的にテストしました」とセリーヌ氏は述べています。

「HSSは、文書の整理だけで週平均2時間を節約しています。ファイリングルームでの文書スキャンにかかるリソース使用も、年間約20～25時間、および年間税パックにかかる10時間から、ほぼ無視できる量にまで減少しました。さらに、HSSのアドバイス作成チームは、アドバイスごとに15～20分を節約しており、昨年171件のアドバイスを処理したことを考えると、効率の向上は非常に大きなものとなっています。」

フッド・スウィーニー証券 アドバイス・ビジネス・マネージャー セリーヌ・バーンズ氏

「HSSのスタッフが大量の郵便物を手作業で整理し、ファイルする日々は終わりました。アドバイスの作成に使用された関連文書を後で確認や参照するために探す時間も無駄になりません。今では、数秒で文書を検索できるようになり、効率が大幅に向上しました。」

フッド・スウィーニー証券 アドバイス・ビジネス・マネージャー セリーヌ・バーンズ氏

• コンプライアンスとセキュリティの強化

M-Filesは、HSSが高度なセキュリティ機能とコンプライアンスツールを通じてデータ管理プロセスを強化することを可能にします。リアルタイム監視とアラートにより、不正アクセスを防止します。すべての文書を厳格な金融規制に従って管理し、明確な監査証跡を提供し、コンプライアンス関連のタスクを自動化します。この自動化により、運用の透明性が向上し、法的リスクから組織を保護し、信頼性を強化します。これにより、HSSは厳しいコンプライアンス基準を効率的に満たし、規制レビュー時の迅速な対応が可能になります。

展望と拡大

M-Filesの成功を受けて、Hood Sweeneyの他の部門もその適用を検討中です。HSSは、自動化されたワークフローやAI駆動の分析など、より高度な機能を取り入れ、効率をさらに向上させることを目指しています。また、クライアントポータルや電子署名機能との統合も進め、クライアントとのやり取りを効率化し、全体的な体験を向上させる予定です。

「M-FilesはHSSの課題を解決し、将来の成功への道を開いてくれました。今では、すべてのデータや文書がデジタル化され、安全にアクセスできる未来を見据えています」とセリーヌ氏は述べています。

要約

• 管理業務に費やす時間を削減し、スタッフの生産性を向上。
• 運用全体で厳格なコンプライアンスとデータセキュリティを確保。
• 内部コラボレーションとクライアントサービスの対応力を改善。
• 将来の技術進歩と効率向上の基盤を構築。

「M-Filesは、HSSの差し迫った課題を解決しただけではありません。それは私たちを将来の成功に向けて準備しました。私たちは今、HSSのすべてのデータ、すべてのドキュメントがデジタル化され、アクセス可能で、何よりも安全である未来を見ています。」

フッド・スウィーニー証券 アドバイス・ビジネス・マネージャー セリーヌ・バーンズ氏