会社紹介

ナショナルゴルフクラブは、40年以上の歴史と経験を誇り、会員の皆様に素晴らしいサービスとゴルフ施設を提供してきました。この歴史あるゴルフクラブはアマチュアの愛好者からプロのプレイヤー、法人のお客様まで、3,200人以上の多彩な会員にご利用いただいています。ゴルフ以外にも、ダイニングサービスやイベントの開催、プロショップ、コーチングなどさまざまな施設が揃っています。

ナショナルゴルフクラブは、古い紙ベースの支払い処理システムの非効率性により課題を抱えていました。Element3と共にM-Filesを導入し、請求書処理をペーパーレス化してプロセスを効率化しました。M-Filesにより、手作業のファイリングシステムがデジタル化され、重複や紛失のリスクが減少し、支払い処理部門の効率と正確さが向上しました。

さらに、M-Filesの導入により、クラブの他の部門でも同様のデジタル化と効率化が期待されています。例えば、会員管理やイベント運営などの業務も、今後はM-Filesを活用してよりスムーズに行えるようになるでしょう。このように、M-Filesはナショナルゴルフクラブの運営全体にわたって、効率性と正確さを向上させる重要な役割を果たしています。

M-Files導入前の主な課題

• 買掛金の非効率性

ナショナルゴルフクラブでは、以前の支払い処理がすべて紙ベースで行われており、運営にいくつかの非効率が生じていました。この古いシステムでは、請求書が見落とされることがあり、その結果、支払いの遅れや財務の不一致が発生することがありました。手作業での処理は書類の取り扱いや承認、ファイリングを必要とし、リソースや時間が多くかかっていました。また、書類の管理が難しく、支払いに関する問い合わせがあった際には、社員がファイルを手動で探さなければならないことがありました。

ナショナルゴルフクラブの財務および管理マネージャーであるエディー・ウォーフィールド氏は、「古いシステムはクラブの運営を大幅に遅らせていました。スタッフは常に紛失や誤置された請求書に対処しており、情報管理プロセスが遅れるだけでなく、サプライヤーとの関係にも影響を与えていました」と述べています。

• 限られた可視性と追跡機能

従来のシステムでは、請求書のステータスを追跡する能力が限られており、承認プロセスの進捗を把握するのが難しかったため、遅延が頻発していました。この可視性の欠如により、スタッフは物理的な文書の管理や検索に多くの時間を費やし、戦略的な財務管理活動に集中できませんでした。

「M-Filesが当社のビジネスプロセスに与えた影響は計り知れず、その指標がそれを物語っています。ドキュメントの管理に費やす時間が大幅に短縮されたため、チームは戦略的なタスクにより集中できるようになりました。効率性の向上とコンプライアンスリスクの低減は、ナショナルゴルフクラブのドキュメント管理プロセスを変革するM-Filesの有効性の証です。」

エディー・ウォーフィールド、ザ・ナショナル・ゴルフクラブ財務・管理マネージャー

M-Filesソリューション

• 合理化された実装とカスタムワークフロー

ナショナルゴルフクラブは、支払い処理を完全にペーパーレス化しました。知識作業の自動化により、請求書はメールで受け取られ、直接M-Filesに入力されます。そこで請求書がコード化され、適切なマネージャーに承認を依頼するために割り当てられます。このシステムを通じて、すべての請求書がしっかりと管理され、承認の進捗もリアルタイムで追跡・記録されています。

エディ氏は、「M-Filesはナショナルゴルフクラブの書類管理方法を一変させました。プロセスを自動化することで、手作業の介入が大幅に減り、運営が格段に効率的になりました。」と述べています。

M-Filesの知識作業自動化ソリューションは、実施パートナーのElement3のサポートを受けて、ナショナルゴルフクラブのニーズに合わせてカスタマイズされました。組織が既存の枠にとらわれることなく、カスタムワークフローを確立しました。この柔軟性は、クラブの特定の運営ニーズやセキュリティ要件に適応するために重要でした。

エディ氏は、「Element3とM-Filesは、クラブの独自のニーズに対応するために特別に設計されたワークフローを作成しました。請求書の権限を調整することで、関連部門のみがアクセスできるようになり、セキュリティ基準を維持しながらアクセス性を向上させることができます」と述べています。

「M-Filesは、ナショナルゴルフクラブがドキュメントを管理する方法に革命をもたらしました。クラブは、プロセスを自動化することで手動介入の必要性を大幅に減らし、運用をはるかに効率化しました。」

エディー・ウォーフィールド、ザ・ナショナル・ゴルフクラブ財務・管理マネージャー

導入の効果

• ビジネスプロセスと効率性の向上

M-Filesを使用して買掛金ワークフローを自動化したことで、ナショナルゴルフクラブの効率が大幅に向上しました。手作業による文書処理は約30-50％削減され、スタッフはより価値の高い業務に集中できるようになりました。

文書の検索時間も同様に40-60％短縮され、全体的な生産性が向上しました。M-Filesの導入により、コンプライアンスリスクも大幅に低減され、コンプライアンス関連の問題は約20-30％減少しました。文書の紛失や誤置の発生も少なくとも90％減少し、クラブの法的事項におけるコンプライアンス維持に重要な役割を果たしています。

「ナショナルゴルフクラブのビジョンは、M-Filesを使用して、ビジネス内のすべてのドキュメントとデータをデジタル化し、アクセス可能で、安全にすることで、すべての部門で買掛金で達成されるメリットを拡大することです。このビジョンは、現在および将来のゴルファーのための広範な歴史的記録と日常業務の管理における継続的な改善と革新へのクラブのコミットメントをサポートします。」

エディー・ウォーフィールド、ザ・ナショナル・ゴルフクラブ財務・管理マネージャー

• 継続的な成功と拡大

M-Filesの導入が成功した後、ナショナルゴルフクラブは他の部門にもM-Filesの利用を拡大し、組織全体の効率とコンプライアンスを向上させる計画を立てています。計画には、ゴルフ運営部門やケータリングチームへのM-Filesの統合が含まれ、イベント計画の効率化やサービス提供の改善が期待されています。また、M-Filesの人工知能（AI）ツールを活用して、プレイメトリクスの追跡やコース管理の改善を通じて、会員サービスの向上を図ることも検討しています。

エディ氏は、「ナショナルゴルフクラブのビジョンは、買掛金部門で達成されたメリットを全ての部門に拡大し、M-Filesを活用してビジネス内の全ての文書やデータをデジタル化し、アクセス可能かつ安全にすることです。このビジョンは、クラブが現在および将来のゴルファーのために、広範な歴史的記録と日常業務を管理する上での継続的な改善と革新への取り組みを支援します」と述べています。

結論

• 知識作業の自動化により手作業の文書処理が減少し、スタッフが戦略的な取り組みに集中できるようになった。
• 文書管理におけるコンプライアンスとセキュリティ対策が向上した。
• 文書検索の迅速化とプロセスの効率化により、運営効率が向上した。
• サービスと運営をさらに向上させるための将来的な拡張の基盤が確立された。