CASESTUDY 導入事例
産業
Alva-yhtiöt ～ 中央集約された情報共有でスムーズかつ安全な業務を実現～
Alva-yhtiöt
2025.03.12 更新
会社紹介
Alva-yhtiöt Ltdおよびその子会社は、国内のエネルギーおよび水道事業者で、電力の生産・供給に加え、熱や水の生成・販売・供給をネットワーク内で行っています。Alvaは、お客様の多様な期待と環境への配慮に応えるサービスやソリューションの開発に注力しており、これを達成することを目指しています。Jyväskylä市が所有するAlvaは、約230人の従業員を抱え、2023年には約1億9700万ユーロの売上を記録しました。
M-Filesの導入により、Alvaは複数のシステムを1つのプラットフォームに統合し、データ管理を効率化しました。その結果、必要なすべての文書やデータに簡単にアクセスできるようになりました。
M-Files導入前の主な課題
- 散在する文書が効率を妨げた
M-Filesの導入前、Alvaの文書はさまざまな場所やシステムに分散しており、たくさんの文書やその異なるバージョンがネットワークドライブやリポジトリに保存されていました。そのため、正確で最新の情報を見つけるのが難しく、作業の流れが遅くなり、バージョン管理にも手間がかかっていました。また、複数のシステムを維持することがコストや効率の面で負担となっていました。
分散した文書は、透明性や情報共有の面でも課題を引き起こしていました。複雑なスプレッドシートの構造やアクセス管理が手間となり、問題をさらに大きくしていました。また、重要な文書へのアクセスが限られていたため、従業員の異動などで必要な情報が取り出しにくくなったり、見逃されたりするリスクが高まっていました。
- 段階的に実行される膨大な量のデータの移行
過去5年間、Alvaは徐々にM-Filesを業務に導入してきました。何十年にもわたり、重要な文書はネットワークドライブやさまざまなシステムに保存されていたため、すべての関連情報を1つのプラットフォームに統合する作業は時間がかかるものでした。
まだ完全にはネットワークドライブの使用を廃止していないものの、Alvaではデータの移行を部門ごとに進めています。たとえば、Alvaは現在もウェブベースのサブスクリプションシステムを運用していますが、M-Filesと統合することでプロセスの効率化を図っています。
「最終的には、他のシステムはすべて段階的に廃止することを目指しています」と、Alvaの調達担当者でありM-Filesの管理者でもあるパシ・フリンクマンは語っています。
「M-Filesは、文書管理において私たちが必要としていた明確さと透明性をもたらしました。すべての情報が1か所に集約され、常に最新の状態で保たれているため、時間の節約ができ、従業員は必要な文書に迅速かつ安全にアクセスできるようになりました。この改善により、私たちの組織におけるオープンで透明な情報共有の文化が大きく向上しました。」
パシ・フリンクマン、アルヴァ・イエティオット社、調達スペシャリスト
M-Filesソリューション
- 情報へのアクセスの一元化
M-Filesは、データの転送と管理を一元化し、すべての文書を一箇所にまとめて保存することで、誰でも簡単にアクセスできるようにします。M-Filesの直感的で使いやすい検索機能により、必要な文書を素早く見つけて更新することができます。
M-Filesのバージョン管理は、文書数を減らしてデータの信頼性を高めることで、効率を向上させます。また、特定のユーザーグループにアクセス制限を設けることができ、データのセキュリティを強化し、不要な情報へのアクセスを減らすことができます。
- 統合によるドキュメント管理の改善
カスタムインテグレーションは、文書管理や情報共有をよりスムーズにしてくれます。M-Filesを主要なシステムやネットワークドライブと連携させることで、生産性を高め、リスクを減らし、顧客サービスの向上にもつながります。これにより、繰り返しの作業が減り、従業員はより重要な業務に集中できるようになります。
- M-Files Hubshareによる安全で効率的なデータ共有
M-Files Hubshareは、顧客、サプライヤー、パートナーとの情報共有をより簡単かつ安全にしてくれます。プラットフォーム内で直接共有できるため、メールの使用が大幅に減ります。
「以前は、文書は主にメールで送信されていましたが、それではセキュリティや効率の面で不便で、内容を何度も分けて送信しなければならないことがよくありました」と、パシ・フリンクマンは説明しています。
「透明性の向上は、文化的な大きな変化です。これにより、人為的ミスが減り、従業員は正確で最新のデータに基づいて意思決定を行うことができます。」
パシ・フリンクマン、アルヴァ・イエティオット社、調達スペシャリスト
導入の効果
- 一元化されたデータ管理が効率を向上させ、エラーを減少
M-Filesのバージョン管理により、常に最新の文書バージョンにアクセスできるようになり、Alvaのスタッフの効率が大幅に向上しました。これにより、従業員と外部パートナーの両方が最新情報を使用でき、中央集約された簡単なアクセスが可能になります。
「特に調達部門はM-Filesの恩恵を大いに受けています」とフリンクマン氏は述べています。「契約書やその履歴バージョンの検索が簡単になり、重複作業が減少し、新入社員の導入プロセスが加速されました。」
- 統合によるプロセスの合理化
M-Filesの広範な統合機能により、Alvaのプロセスも最適化されました。文書作成の自動化とFrends統合プラットフォームの活用により、データ転送の手作業が最小限に抑えられ、重要な情報が適切なタイミングで適切なシステムに届くようになりました。
「私たちはM-Files Hubshareを使用して、入札データと契約データを顧客と共有しました。彼らのフィードバックは、私たちのシステムが私たちをどれほどプロフェッショナルに見せたかを強調しています。」
パシ・フリンクマン、アルヴァ・イエティオット社、調達スペシャリスト
- スムーズな情報共有がオープンな職場文化を向上させる
M-Filesは、Alvaにおいて情報共有の文化をよりオープンにし、組織全体で重要な情報にアクセスできるようにしました。
「透明性の向上は大きな文化的変化でした」とフリンクマン氏は説明します。「これにより人的エラーが減少し、従業員が正確で最新のデータに基づいて意思決定を行えるようになりました。」
- M-Filesの利点は、Alvaの顧客にも見える
M-Filesは、特に新しいパートナーシップの構築において、Alvaの顧客にも大きなメリットをもたらしました。データ共有の柔軟性とVisma Signとの互換性が、スイスのパートナーとの契約締結において重要な役割を果たしました。
「私たちはM-Files Hubshareを使って、顧客と入札や契約データを共有しました」とフリンクマン氏は振り返ります。「その際、彼らからは、私たちのシステムがとてもプロフェッショナルに見えるといったフィードバックをいただきました。」
