会社紹介

TTX Company（TTX）は、北米の鉄道車両共有会社で、北米の鉄道輸送業界において重要な役割を担っています。8つの主要なClass 1鉄道会社の鉄道車両を管理・共有しており、機密データを取り扱っています。そのため、データは不正アクセスからしっかりと守る必要があります。TTXでは、各部門が異なるニーズを持ちながら、情報管理の課題に取り組んでいます。

TTXが管理している特定の機密料金情報の紙媒体のセットは、手作業が多くかかるものでした。このワークフローを改善するため、TTXはImageXと協力し、情報へのアクセス、配布、セキュリティ管理の面で機能を向上させる方法を探りました。これにより、TTXは保護すべき情報のセキュリティをさらに強化することができました。

TTXは、知識作業の自動化ソリューションとしてM-Filesを導入しました。導入は段階的に行われ、まずは人事部門と法務部門から始まり、その後、財務、IT、車両管理部門へと拡大しました。M-Filesシステムにより、文書管理の集中化、メタデータのタグ付け、企業内検索機能が導入され、組織全体の業務効率とコンプライアンスが大幅に向上しました。

M-Files導入前の主な課題

• 安全な知識作業の自動化ソリューションの必要性

TTXは、機密鉄道データをしっかりと保護できる知識作業の自動化ソリューションを必要としていました。既存の業務プロセスでは、データガバナンス基準を守るために、手作業が多く、自動化の機能がもっと求められていました。

• 部門間での効率的な文書処理

TTXの各部門は異なる要件を持っており、既存のコンテンツプラットフォームでは統一された自動化機能が不足していました。TTXは、各部門の情報管理ニーズに対応できるカスタマイズ可能なワークフローとタグ付けをサポートする柔軟なソリューションを必要としていました。

M-Filesソリューション

• 幅広い情報管理と柔軟なワークフローのカスタマイズ

TTXは、知識作業の自動化と情報管理機能を提供するM-Filesを選びました。M-Filesは、企業内検索、メタデータタグ付け、文書分類などを含み、各部門の要件に対応しながらコンテンツ管理を集中化します。例えば、人事部門では、M-FilesをOracleのHCMモジュールと統合し、雇用記録の処理を効率化し、セキュアなアクセスを提供しました。

TTXのプログラムマネージャーであるIndira Mohan氏は、複数のプラットフォームを評価した結果、M-Filesがエンタープライズ検索、メタデータタグ付け、コンプライアンス機能で優れていると評価しました。TTXは、非構造化データと未管理データに対するガバナンス、効率的なワークフロー、知識共有を求めており、M-Filesはこれらを実現し、クラウドベースのソリューションへの移行を支援しました。

「M-Filesは、TTXにとってこのケーススタディにおける機密文書の共有において大きな進展をもたらしました。透かしの追加や印刷制限、アクセス制御を強化することで、TTXの文書セキュリティは一段と向上しました。」
James Fitzgerald, ゼネラル・マネージャー – 車両分析およびプロセス最適化, TTX

M-Files Hubshareによる安全な共有

M-FilesのHubshareコラボレーションソリューションは、特にTTXの料金情報（「イエローカード」）を制限された鉄道関係者と安全に共有できるプラットフォームを提供しました。これにより、TTXはアクセス制限を設け、印刷を無効にし、ユーザー固有の識別子を透かしとして追加することで、不正な共有を防ぐことができました。機密文書の物理的な配布をなくし、完全にデジタルかつクラウドベースの方法に切り替えることで、TTXのセキュリティと効率が向上しました。この取り組みは、TTXの車両部門にとって重要なニーズに応え、データセキュリティ基準の遵守を支援し、認可されたユーザーへのアクセス管理をより簡単にしました。

TTXのゼネラル・マネージャーであるJames Fitzgerald氏は、M-Filesの導入により、情報管理方法が変革され、鉄道車両データの保管においてセキュリティ、コンプライアンス、業務の優秀さが向上したと述べています。M-Filesは、特定のビジネス要件に対応する安全なシステムを提供し、データのプライバシー保護と社内コラボレーションの強化に貢献しています。

導入の効果

• セキュリティとコンプライアンスの向上

TTXは、M-Filesを活用して、安全な知識作業の自動化システムを実現し、コンプライアンスとデータプライバシーの要件を満たしました。情報セキュリティを強化し、カスタマイズしたアクセス制御や自動化された保存ポリシー、透かし追加を導入しました。M-Filesへの移行により、VPN依存を減らし、セキュリティプロトコルを効率化し、物理的なコピーの使用を減らしてリスクを最小限に抑えました。

「TTXとM-Filesは、特定の利用ケースに基づいて実装を進め、各部門の独自のニーズを満たしながら、会社全体のガバナンスや保存ポリシーに沿った形で調整を行いました。TTXの主な目標のひとつは、ガバナンスを改善し、手作業への依存を減らすために、自動化された保存ポリシーを導入することでした。M-Filesは、TTXの会社記録を一元管理し、データのプライバシーやセキュリティを向上させるとともに、使いやすさも高めています」とIndiraは話しています。

• 部門間の効率の向上

M-Filesの集中管理プラットフォームは、各部門が安全で効率的に業務を進められる環境を提供します。人事、法務、財務、ITのチームは、部門ごとの特定の要件に応じてコンテンツを管理でき、企業内検索機能によって文書の検索時間が大幅に短縮されました。車両部門でも、文書の取り扱いが減り、重要なデータへのアクセスがスムーズになったことで、業務の効率が向上したと報告されています。

「TTXはM-Filesを導入することで、部門間での情報管理方法を改善し、北米の鉄道車両プールデータの保管という重要な役割において、セキュリティ、コンプライアンス、そして業務の質を向上させています。M-Filesは、ビジネスの特定のニーズに合わせた柔軟で安全なシステムを提供し、データのプライバシーを守りながら、社内での協力をさらに進めています。」
James Fitzgerald, ゼネラル・マネージャー – 車両分析およびプロセス最適化, TTX

継続的な成功

TTXは2025年にM-Filesの利用をさらに多くの部門に広げ、AIを活用した分析機能の統合やワークフローの自動化に力を入れる予定です。また、M-Files Hubshareの自動通知機能など、さらなる強化策も検討しており、知識作業の自動化効率を向上させ、規制要件への対応をよりスムーズにしようとしています。今後は、より多くの文書の共有を通じて、TTXのコンプライアンスや業務プロセスをさらに効率化することを目指しています。

結論

• 機密文書に対するアクセス制御とユーザー固有の透かし追加により、データセキュリティがさらに強化されました。
• 自動化された保存ポリシーと詳細なメタデータタグ付けにより、コンプライアンスがより一層向上しました。
• ペーパーレスでクラウドベースの共有を採用することで、物理的な文書配布への依存が減り、効率が向上しました。
• 2,000人以上のユーザーへの拡大や、AI駆動の高度な機能の統合に向けた基盤も整いました。